Salah satu tantangan terbesar dalam mempersiapkan pernikahan adalah membuat daftar tamu undangan. Banyak pasangan sering bingung menentukan siapa saja yang harus diundang, berapa jumlah kursi yang disiapkan, hingga bagaimana mengatur agar jumlah tamu sesuai dengan kapasitas venue dan anggaran. Supaya lebih mudah, berikut panduan lengkap membuat daftar tamu undangan pernikahan. Berikut merupakan detail cara membuat daftar tamu undangan pernikahan yang tepat dan efektif :
1. Menentukan Jumlah Tamu Sesuai Kapasitas Venue dan Anggaran
Langkah pertama adalah realistis mengenai berapa banyak tamu yang bisa kamu undang. Hal ini ditentukan oleh dua hal utama:
Kapasitas venue: Pastikan ruangan mampu menampung jumlah tamu dengan nyaman. Misalnya, ballroom berkapasitas 300 orang jangan dipaksa diisi 500 undangan.
Anggaran katering: Katering biasanya dihitung per porsi. Jika satu porsi Rp100.000 dan anggaranmu Rp30 juta, maka maksimal undangan adalah 300 orang.
Dengan menghitung dua aspek ini sejak awal, kamu bisa mencegah jumlah tamu berlebih yang membuat acara terasa sesak dan anggaran membengkak.
2. Membagi Daftar Menjadi Kategori Tamu
Agar lebih terstruktur, bagi tamu undangan ke dalam beberapa kategori:
Keluarga inti: orang tua, saudara kandung, kakek-nenek.
Keluarga besar: paman, bibi, sepupu, kerabat jauh.
Sahabat dan teman dekat: orang-orang yang sering berinteraksi denganmu.
Rekan kerja dan atasan: jika kamu ingin melibatkan lingkungan profesional.
Relasi khusus: tetangga, mitra bisnis, atau tokoh yang dianggap penting.
Dengan pengelompokan ini, kamu bisa menandai mana yang harus diutamakan dan mana yang bisa ditambahkan jika kapasitas masih memungkinkan.
3. Membuat Daftar Prioritas (Primer dan Sekunder)
Setelah membagi kategori, pisahkan daftar menjadi dua bagian:
Daftar Primer: orang-orang yang wajib diundang, seperti keluarga inti, sahabat dekat, atau tokoh penting dalam hidupmu.
Daftar Sekunder: nama-nama tambahan yang boleh diundang jika ada kursi tersisa atau jika ada tamu dari daftar primer yang tidak bisa hadir.
Metode ini membantu kamu tetap fleksibel. Misalnya, jika 20 orang dari daftar primer tidak bisa hadir, kamu bisa langsung mengundang tamu dari daftar sekunder.
4. Menentukan Aturan Kehadiran Tambahan (+1 atau Anak)
Banyak pasangan lupa menghitung kehadiran pasangan tamu (+1) atau anak-anak. Akibatnya, jumlah kehadiran di hari H bisa melonjak drastis.
Jika kamu ingin acara lebih intimate, tuliskan dengan jelas di undangan bahwa acara hanya untuk tamu yang diundang.
Jika memperbolehkan membawa pasangan atau keluarga, pastikan anggaran dan kapasitas kursi sudah dihitung.
Komunikasi aturan ini harus jelas agar tidak menimbulkan salah paham.
5. Menggunakan Spreadsheet atau Aplikasi Manajemen Tamu
Hindari menulis daftar tamu hanya di kertas. Gunakan alat yang lebih rapi seperti:
Spreadsheet (Excel atau Google Sheets): bisa digunakan untuk mencatat nama, alamat, kontak, status RSVP, hingga catatan khusus (misalnya vegetarian atau alergi makanan).
Aplikasi Wedding Planner: ada banyak aplikasi yang bisa mengelola RSVP secara digital, sehingga tamu tinggal konfirmasi lewat link atau aplikasi.
Dengan sistem ini, kamu bisa memantau siapa yang sudah mengonfirmasi hadir dan siapa yang belum.
6. Diskusi dan Koordinasi dengan Orang Tua
Pernikahan bukan hanya acara dua mempelai, tetapi juga keluarga. Orang tua biasanya punya daftar tamu sendiri, seperti kerabat lama, teman kerja, atau tetangga.
Buat kesepakatan jumlah undangan untuk masing-masing pihak (misalnya 40% untuk mempelai wanita, 40% untuk mempelai pria, 20% untuk orang tua).
Diskusikan secara terbuka agar tidak ada pihak yang merasa diabaikan.
Hal ini penting agar semua pihak merasa dihormati dan daftar tamu lebih adil.
7. Melakukan Finalisasi Daftar Tamu
Beberapa minggu sebelum acara, lakukan finalisasi:
Tutup daftar undangan agar tidak ada penambahan mendadak.
Pastikan jumlah tamu sudah cocok dengan kapasitas dan anggaran.
Konfirmasikan jumlah final ke vendor katering, dekorasi, dan venue.
Dengan begitu, semua pihak yang terlibat bisa mempersiapkan dengan maksimal.
Setelah daftar tamu tersusun rapi, langkah berikutnya adalah memastikan venue pernikahan yang dipilih sesuai dengan jumlah undangan dan suasana yang diinginkan. Pemilihan tempat bukan hanya soal kapasitas, tetapi juga kenyamanan, akses lokasi, serta layanan yang ditawarkan. Salah satu pilihan menarik di Jakarta adalah jaringan Sofyan Hotels yang sudah dikenal dengan pelayanan ramah dan konsep syariah. Untuk acara pernikahan, ada dua lokasi yang patut dipertimbangkan:
Sofyan Hotel Cut Meutia (Jakarta Pusat) – berlokasi di kawasan Menteng yang strategis, menawarkan function hall elegan, paket pernikahan lengkap, serta fasilitas hotel yang memudahkan tamu dari luar kota.
Sofyan Inn Soepomo (Jakarta Selatan) – terletak di Tebet, cocok untuk acara yang lebih intimate, dengan ruang pertemuan yang fleksibel serta akses mudah bagi tamu dari selatan dan timur Jakarta.
Dengan fasilitas yang disesuaikan kebutuhan dan layanan profesional, kedua venue ini dapat menjadi pilihan ideal untuk menggelar pernikahan yang hangat, nyaman, dan penuh kesan. Segera hubungi admin sofyan hotel Cut Meutia Jakarta Pusat dan Sofyan Inn Soepomo Jakarta Selatan di nomor 08118779121 atau klik ikon whatsapp.
